Digitale Beschaffung

Die Digitalisierung von Geschäftsbeziehungen ist ein wichtiger Schritt in der kontinuierlichen Weiterentwicklung und Straffung aller damit verbundener Prozesse. Diesen Weg möchten wir gemeinsam mit unseren Zulieferern gehen.

ProMinent hat sich dazu entschieden operative wie auch strategische Einkaufsprozesse und -abläufe künftig über die Source-2-Pay Lösung von SAP Ariba abzubilden. Erfahren Sie nachfolgend, was SAP Ariba ist, wann ProMinents Umstieg auf Ariba erfolgt, wie Sie als unser Lieferant Teil des SAP Ariba-Networks werden, welche Vorteile Sie dadurch haben und wie sich der Bestellprozess künftig konkret ausgestaltet.

Wir freuen uns, dass wir unsere Geschäftsbeziehungen als Partner auf dem Ariba-Network weiterführen und damit gemeinsam einen wichtigen Schritt in Richtung Zukunft gehen.

Vielen Dank und auf eine weiterhin gute Zusammenarbeit.

Übersicht über die Implementierungsaktivitäten und Module

Die Einführung der unterschiedlichen SAP Ariba Module wird sukzessive über den Zeitraum von September 2020 bis Juli 2021 vollzogen. Während dieser, in Phasen unterteilten, Implementierung, werden wir nach Bedarf direkt auf unsere Bestandslieferanten proaktiv zugehen.

Die Einführung konzentriert sich zunächst auf den Standort Heidelberg, dem in einem Rollout weitere Niederlassungen global folgen werden. Die Einführung wird in folgender Reihenfole umgesetzt:

Was ist SAP Ariba und welche Vorteile hat der Handel über das Netzwerk?

SAP Ariba ist die größte B2B-Handelsplattform der Welt. Der digitale Marktplatz ermöglicht Unternehmen ihre Geschäftsbeziehungen zu pflegen und ihre Transaktionen mit höchster Effizienz abzuwickeln. Laut SAP waren im Jahr 2019 rund 4,4 Millionen Unternehmen aus 190 Ländern Ariba-Networkpartner. Sie haben ca. 195 Millionen E-Katalogartikel gehandelt, 180 Millionen Transaktionen getätigt und ein Handelsvolumen in Höhe von 2,9 Milliarden US-Dollar erzielt.

Die Abwicklung von Transaktionen über das SAP Ariba-Network ist nicht nur für ProMinent, sondern auch für unsere Lieferanten ein großer Gewinn.

Folgende Ariba-Module werden bei ProMinent implementiert

Commerce Automation

Sie als Zulieferer erhalten künftig Bestellungen über das SAP Ariba Netzwerk. Ein Großteil der damit zusammenhängenden Abwicklung der einzelnen Prozessschritte wird durch Sie als Lieferanten ebenfalls darüber abgebildet. Dazu gehören u.a.

• Empfang der Bestellung über das SAP Ariba Netzwerk
• Die Auftragsbestätigung durch Sie als Zulieferer über SAP Ariba
• Lieferavisierung durch Sie als Zulieferer über SAP Ariba
• Bidirektionale Übermittlung bestellbezogener Dokumente (Zeichnungen, Zeugnisse, etc.) über SAP Ariba

Guided Buying

Bestellungen werden durch unsere MitarbeiterInnen direkt über SAP Ariba bei Zulieferern platziert. Grundlage hierfür ist die Einbindung oder Verlinkung (Punch-Out) von Artikel-e-Katalogen, welche in den Formaten CIF oder Excel durch Zulieferer über SAP Ariba bereitgestellt werden können.

Im Wesentlichen werden folgende Beschaffungsbereiche bei ProMinent dadurch abgedeckt:

• Indirect Materials (z.B. Hilfs- und Betriebsstoffe, Beraterleistungen, Schutzkleidung etc.) und CAPEX
• Service-/Ersatzteilgeschäft (ProMinent-spezifische e-Kataloge) – in Planung
• Projekt-Geschäft (Anfragen durch Projektabteilung bei Zulieferern und ggf. Bestellung der angefragten Ware direkt über unsere Projektgeschäft-MitarbeiterInnen) – in Planung

Strategic Sourcing Suite

Innerhalb dieses umfangreichen Moduls bilden wir das gesamte Lieferantenmanagement (Lieferantenqualifizierung, Lieferantenbewertung etc.), sowie strategische Beschaffungsaktivitäten (Ausschreibungen, Vergaben etc.) ab.

Sie möchten Lieferant von ProMinent werden? Dann führt ihr Weg stets über die Strategic Sourcing Suite. Sie erstellen einen Account und füllen eine individuelle Selbstauskunft aus, erstellen ein Profil und werden bei Bedarf durch unseren strategischen Einkauf kontaktiert.

Ausschreibungen werden ausschließlich über das Portal kommuniziert, verwaltet und final zur Vergabe geführt.

Ihre Vorteile auf einen Blick

Ihre Vorteile im Detail sich auf dem Ariba Network zu registrieren

Die Abwicklung von Transaktionen über das SAP Ariba-Network ist nicht nur für ProMinent, sondern auch für unsere Lieferanten ein großer Gewinn. Ihre Vorteile auf einen Blick:

• End-to-End-Transparenz ermöglicht Ihnen stets Zugriff auf die aktuellsten Bestelländerungen; Fehler und Abweichungen durch manuelle Dateneingabe werden verhindert: Informationen werden innerhalb von Minuten aktualisiert; Sie und wir haben weltweit und rund um die Uhr Zugriff auf dieselben Informationen, kein Durchsuchen von ausgedruckten PO Änderungen mehr. Künftig werden Auftragsbestätigung bzw. Änderungen, direkt aus der Bestellung heraus über das Portal erstellt. Das garantiert uns und Ihnen einen fehlerfreien und transparenten Bestellprozess
• Digitale Vernetzung mit zahlreichen Kunden: Als eines der größten digitalen Geschäftsnetzwerke weltweit wird das Ariba Network von zahlreichen Firmen (derzeit über 4 Mio.) genutzt. Die Plattform bietet Ihnen so auch die Gelegenheit zur Zusammenarbeit mit anderen Kunden und zur Akquise neuer Kunden.
• Guided Buying
  • führt zu mehr potenziellem Umsatz-Volumen für angeschlossene Lieferanten durch eine gezielte Lenkung des Beschaffungsverhaltens und der Artikelverfügbarkeiten innerhalb von ProMinent
  • Erhebliche Reduzierung von Aufwänden innerhalb des Beschaffungsprozesses, weniger Rückfragen und Eins-zu-eins-Verhandlungen durch vereinbarte und in E-Katalogen hinterlegte Konditionen
  • One-Look – multiple-customers – Durch den globalen Rollout erhalten Zulieferer einen unkomplizierten Zugang zu potenziellen Kunden innerhalb der ProMinent-Gruppe
• Ein robuster Beschaffungsmechanismus fördert die Zusammenarbeit mit unseren bevorzugten Lieferanten per Selfservice.
• Die Strategic Sourcing Suite (SSS) für alle strategischen Beschaffungsaktivitäten innerhalb der ProMinent-Gruppe stellt für Sie als Zulieferer kostenfrei einen One-stop-Shop zur Verfügung:
  • Alle relevanten Ausschreibungsdokumente können auf die Online-Plattform hochgeladen werden (bis zu 100 MB).
  • Sie müssen Ihre Stammdaten, z. B bei Adressänderungen, nur einmal auf der Plattform von SAP Ariba aktualisieren. Die Änderungen werden dann an die Kunden in Ihrem Netzwerk weitergeleitet und in das ProMinent SAP-System übernommen.
  • Alle für Sie relevanten ProMinent-Ausschreibungen sind auf einen Blick sichtbar, Ihre Entscheidung für oder gegen eine Teilnahme wird so erleichtert.
  • Jegliche Kommunikation zwischen Ihnen und ProMinent in Bezug auf die Ausschreibung wird in der Nachrichtenhistorie gespeichert.
  • Sie haben den Status Ihrer Ausschreibungen jederzeit im Blick.
  • Schnellere, standardisierte und transparente Prozessierung der Ausschreibungen
  • Als Preferred Partner haben Sie über das System volle Transparenz über mögliche Beschaffungsprojekte in der ProMinent-Gruppe
  • Standardisierte und transparente Lieferantenbewertung
  • Sie können sich standardisiert für Warengruppen bewerben, die Sie heute noch nicht an uns liefern.
  • SSS wird künftig weltweit eingesetzt, weshalb alle Einkäufer der ProMinent-Gruppe sich ein Bild Ihrer Leistungen machen können – auch in den Ländern, die Sie heute noch nicht beliefern.
  • Zudem sind Sie Teil des SAP Ariba Networks, das über ProMinent hinaus weitere geschäftliche Perspektiven eröffnet.
  • Viele weitere Vorteile

Nächste Schritte für Sie als Lieferant

Welche Schritte müssen Sie gehen, um Ihre Geschäftsbeziehung mit ProMinent über SAP Ariba fortsetzen zu können?

Um nach der Einführung von SAP Ariba bei ProMinent Ihre Lieferbeziehung erfolgreich fortsetzen zu können, müssen Sie Mitglied des SAP-Ariba-Networks sein oder werden.

Ihr Unternehmen ist bereits Mitglied im SAP-Ariba Network?

Sind Sie bereits Mitglied des SAP Ariba Network, so können Sie Ihren bestehenden Account auch für die Abwicklung Ihrer Geschäfte mit ProMinent nutzen. Bitte nehmen Sie unbedingt Kontakt mit uns auf, indem Sie uns Ihren Ansprechpartner für E-Commerce und Ihre Ariba Netzwerk-ID (ANID) senden.

Ihr Unternehmen möchte Mitglied des SAP Ariba Network werden?

Ihre Optionen:

Wählen Sie den für Sie passenden Account-Typ für das Ariba Network.

SAP bietet seinen Ariba-Networkpartnern zwei verschiedene Account-Typen an. Für welchen Account-Typ Sie sich entscheiden, liegt bei Ihnen. Sie können zwischen einem SAP Ariba Network Standard (Light) Account und einem Enterprise (Full) Account wählen. E-Kataloglieferanten benötigen einen Enterprise Account.

Bei Fragen wenden Sie sich bitte an das ProMinent Supplier Enablement Team unter DE-ariba@ProMinent.com .

Ein Standard (Light) Account ist für Sie dann sinnvoll, wenn Ihre jährliche Dokumentenanzahl gering ist und Sie keinen E-Katalog bereitstellen möchten. Über den Standard (Light) Account lassen sich alle relevanten Dokumente (Bestellungen, Bestätigungen, Lieferavis) verarbeiten, er bietet jedoch nicht alle Netzwerk-Funktionalitäten. Beispielsweise werden Bestellungen nur für einen begrenzten Zeitraum auf dem Netzwerk gespeichert.

Möchten Sie einen e-E-Katalog anbieten, ist ein Enterprise Account zwingend erforderlich. Sollten Sie keinen e-Katalog für ProMinent bereitstellen, ist der Enterprise Account jedoch dennoch dann ratsam, wenn Sie viele Dokumente mit ProMinent austauschen und vollumfänglich von allen Ariba Network-Funktionen profitieren möchten.

Nachfolgende Tabelle zeigt die beiden Account-Typen im Vergleich:

Während der SAP Ariba Network Standard (Light) Account kostenfrei ist, fallen für den SAP Ariba Network Enterprise (Full) Account Gebühren an. Die Gebühren werden durch SAP Ariba festgesetzt und können durch ProMinent nicht beeinflusst werden. Hier finden Sie die für Ihre Region jeweils gültige Ariba-Gebührenliste .

Zusammensetzung der Kosten für einen Enterprise Account

Ariba Network Gebührenrechner — Step by Step

Nutzen Sie den Ariba Network Gebührenrechner , um herauszufinden, ob Ihr Enterprise Account kostenlos bleibt (abhängig vom Transaktionsvolumen und der Dokumentenanzahl). Folgen Sie dazu zunächst dem Link zur SAP Ariba Website . Wählen Sie dann den Reiter „Calculate the value to your business“. Es öffnet sich die im Bild angezeigte Maske. Im weiteren Verlauf finden Sie nach Eingabe Ihrer Daten die Kostenübersicht. Setzen Sie bei „Number of invoices you’ll submit“ den Wert auf 0.

Registrierungsverfahren

Alles beginnt mit dem Supplier Enablement.

1. ProMinent schickt Ihnen eine Benachrichtigung mit den wichtigsten Informationen zur Implementierung von SAP Ariba bei ProMinent. ProMinent führt zudem Lieferanten-Summits (Webinar) durch. Sollten Sie uns bisher noch nicht Ihre Kontaktdaten des bei Ihnen zuständigen Mitarbeitenden für E-Commerce zugesendet haben, informieren Sie bitte ProMinent per E-Mail ( DE-ariba@prominent.com ), sodass wir diese ändern können. Falls Sie bereits einen Account auf dem Ariba Network haben, melden Sie sich bitte mit den vorhandenen Nutzerdaten an und akzeptieren Sie ProMinents Trading Relationship Request (TRR).

2. Bitte nehmen Sie an einem der Lieferanten-Summit (Webinar) teil, wenn Sie noch keinen Account auf dem Ariba Network haben.

3. Während des Lieferanten-Summit wird ProMinent weitere Details zum Projekt bekannt geben. Sie werden außerdem die Chance haben Ihre Fragen im Nachgang zum Webinar zu stellen. Danach werden Sie aufgefordert sich auf dem Ariba Network zu registrieren, falls noch nicht geschehen.

4. ProMinent wird Ihnen nach Ihrer Registrierung auf dem SAP Ariba-Netzwerk einen Trading Relationship Request (TRR) im Ariba Network senden.

5. Akzeptieren Sie bitte den (TRR) von ProMinent.

6. Sollten Sie Unterstützung benötigen wenden Sie sich bitte an das ProMinent Supplier Enablement Team unter der E-Mail-Adresse DE-ariba@prominent.com

7. Bitte konfigurieren Sie Ihren Account auf dem Ariba Network entsprechend der Projektvorgaben von ProMinent.

8. Sobald alles korrekt konfiguriert ist, sind Sie bereit papierlose Geschäftstransaktionen mit ProMinent (und anderen Kunden) auf dem Ariba Network durchzuführen. Somit sind Sie Teil globaler digitaler Supply Chains.

Wie gestaltet sich der Transaktionsprozess zwischen Ihrem Unternehmen und ProMinent nach Einführung von SAP Ariba?

Im Folgenden sehen Sie den Dokumentenflow und die verschiedenen Anbindungs-Möglichkeiten. Sollten Sie eine Full-Integration wünschen, schreiben Sie Ihr Anliegen bitte an DE-ariba@prominent.com .

Wo erfahre ich mehr?

Um Ihnen und Ihren Mitarbeitern die Umstellung auf SAP Ariba leichter zu machen, hält SAP zahlreiche Schulungsangebote vor, die Sie unter folgenden Links finden können:

• Ariba Network Standard (Light) Account
  • On Demand Demo
  • Simulation
• Ariba Network Enterprise (Full) Account
  • Account Beschreibung
  • Infovideo
• Lieferanten-FAQ Ariba Network
  • Lieferanten-FAQ
• Weitere Ariba-Schulungen
  • weitere Schulungen

Downloads

Nachfolgend finden Sie die Templates gemäß ProMinent-Vorgaben und weitere nützliche Unterlagen:

• ProMinent SAP Ariba Handbuch Katalogerstellung
• ProMinent SAP Ariba Excel Catalog Template
• ProMinent SAP Ariba Katalog Onepager
• ProMinent SAP Ariba Einführung Two Pager
• ProMinent SAP Ariba Units of Measure
• Arbia Implementierung Lieferanten-Summit EMEA-ProMinent Group
• Video-Aufzeichung Arbia Implementierung Lieferanten-Summit EMEA-ProMinent Group